Un mes en sombra gratis por buzón. Empieza ahora

PortOps Smart

Política de privacidad de la aplicación PortOps Smart

Esta política cubre la aplicación PortOps Smart: el panel (panel.portops.es) y los servicios que leen el correo de los buzones que conecta tu empresa, envían desde ellos las respuestas aprobadas o dejan en ellos borradores, incluidos los buzones de Gmail y Google Workspace. La navegación por portops.es tiene su propia política de privacidad de la web. Al final de esta página está la versión en inglés.

Quién es quién

Cuando tu empresa usa PortOps Smart con su correo, tu empresa es la responsable del tratamiento de los datos de sus correos. PortOps los trata por cuenta de tu empresa, como encargado del tratamiento, siguiendo sus instrucciones y el contrato de encargo que firma con ella.

PortOps es Raul Gimenez Becares, con NIF 49326816G y domicilio en Carrer de Mexic n30 08004 Barcelona. Para cualquier asunto de privacidad de la aplicación, escribe a hola@portops.es.

Qué permisos de Google pedimos y qué hacemos con cada uno

Si tu empresa conecta un buzón de Gmail o de Google Workspace, PortOps puede pedir hasta tres permisos de Google. Cada uno se pide aparte, en su propia pantalla de Google, solo lo concede el administrador de tu empresa en PortOps y solo cuando tu empresa activa la función que lo necesita:

  • El de leer (gmail.readonly), al conectar el buzón: para leer los correos que llegan.
  • El de enviar (gmail.send), solo si tu empresa activa responder desde su buzón: para enviar desde ese buzón, dentro de la conversación, las respuestas que una persona de tu empresa ha aprobado, con los adjuntos de la conversación que esa persona elige.
  • El de borradores (gmail.compose), solo si tu empresa activa dejar las respuestas como borradores: para crear en ese buzón, dentro de la conversación, un borrador con la respuesta preparada, que una persona de tu empresa revisa y envía, o no, desde su Gmail. Google llama a este permiso «gestionar borradores y enviar correos», pero por este camino PortOps nunca envía: crea el borrador y después solo mira si sigue en Borradores.

Con ninguno de los tres modificamos, movemos, etiquetamos ni borramos los correos que ya hay en tu buzón. Lo único que PortOps añade a tu buzón son las respuestas enviadas y los borradores de arriba.

Al conectar, preguntamos a Gmail la dirección del buzón, para saber cuál es. Después leemos los correos que llegan a ese buzón desde que tu empresa lo conectó por primera vez, nunca los de antes. Si la conexión se interrumpe y se vuelve a conectar, recuperamos también lo que llegó durante la interrupción, con un límite de unos días.

No leemos los correos enviados, los borradores, los chats, el correo no deseado ni la papelera. Para enviar con adjuntos o para saber si un borrador sigue ahí, miramos solo la conversación de ese caso.

De cada correo leemos y guardamos quién lo envía, a quién va y quién va en copia, el asunto, la fecha, los identificadores que encadenan la conversación y el texto del mensaje. De los adjuntos guardamos el nombre, el tipo y el tamaño. Si está activa la lectura de adjuntos, leemos también el texto de los PDF adjuntos y guardamos ese texto, no el fichero; los PDF escaneados pasan por un reconocimiento de texto que corre en nuestro propio servidor.

Para qué los usamos

Solo para las funciones que tu empresa ve en el panel:

  • reconocer de qué tipo es cada petición;
  • sacar los datos de la operativa que trae el correo: reserva, buque, puertos, fechas;
  • preparar un borrador de respuesta con los textos del catálogo de tu empresa, que revisa y aprueba una persona de tu empresa;
  • si tu empresa lo activa, enviar desde su buzón la respuesta aprobada, o dejarla como borrador en él;
  • enseñar en el panel el estado del buzón y hasta dónde se ha leído.

Nada se envía sin la aprobación de una persona de tu empresa, y nada sale a tus clientes mientras tu empresa no abra el envío: en el mes en sombra no sale nada.

Modelos de IA: qué hacemos y qué no

No usamos los datos que recibimos de Google para crear, entrenar ni mejorar modelos de IA o de aprendizaje automático: ni nuestros ni de terceros, ni generales ni hechos a medida de tu empresa. Las respuestas a los correos, y los borradores que dejamos en tu buzón, no los redacta ningún modelo: salen de los textos del catálogo de tu empresa.

Un modelo de lenguaje de un tercero solo interviene si tu empresa lo activa, y viene apagado. Activado, los correos que nuestras reglas no reconocen se envían recortados (el asunto, el principio del texto y solo el dominio del remitente; nunca los adjuntos) a la API de Anthropic, que propone de qué tipo es entre los procesos de tu empresa. Esa propuesta no cambia el caso por sí sola. Con la misma activación, lo que tu empresa cuenta en una incidencia de soporte, y los datos del sistema que la acompañan, también pueden pasar por ese modelo para analizarla.

Anthropic trata esos datos en Estados Unidos, fuera del Espacio Económico Europeo. Sus condiciones comerciales le prohíben entrenar modelos con lo que le enviamos, y conserva lo que recibe según esas mismas condiciones.

Quién puede ver tus correos

Las personas de tu empresa con acceso al panel. Cada empresa solo ve lo suyo: la base de datos separa los datos por empresa.

Las personas de PortOps no leen tus correos como rutina. Solo en estos casos:

  • Soporte: cuando tu empresa nos abre una incidencia, una persona autorizada de PortOps puede mirar los correos de los casos a los que se refiere esa incidencia, solo lo necesario para resolverla. Al abrirla, tu empresa nos lo pide; la incidencia queda registrada en el panel, con quién la abrió, cuándo y sobre qué, y en nuestra respuesta te decimos qué hemos mirado.
  • Seguridad: cuando es necesario para investigar un fallo o un abuso.
  • Ley: cuando la ley nos obliga.

Para operar y mejorar el servicio podemos usar datos agregados y anónimos, como recuentos, sin el contenido de ningún correo. El acceso técnico a la base de datos lo tienen solo las personas que administran la plataforma, y lo usan únicamente en los casos de arriba.

Con quién los compartimos

No vendemos los datos de tu correo ni los de Google, no los cedemos a terceros, no los usamos para publicidad de ningún tipo y no los usamos para valorar la solvencia ni para conceder créditos.

Solo los tratan, para prestar el servicio y por cuenta de PortOps, estos proveedores:

  • el de la base de datos, que los guarda en la Unión Europea, en Irlanda;
  • el del servidor donde corre la aplicación, en España;
  • el de las copias de seguridad, que las guarda cifradas en la Unión Europea;
  • Anthropic, solo si tu empresa activa el paso del apartado sobre modelos de IA.

Las respuestas que se envían desde tu buzón van a quien tu empresa contesta, que es lo que una persona de tu empresa aprueba. Fuera de eso, solo comunicaríamos los datos por seguridad, si lo exigiera la ley o, si PortOps se vendiera o se fusionara con otra empresa, con el consentimiento previo y expreso de tu empresa.

Dónde y cómo se guardan

  • El contenido de los correos y lo que sacamos de ellos, en nuestra base de datos, en la Unión Europea.
  • De cada respuesta enviada desde tu buzón guardamos, como constancia, el texto, a quién fue, el asunto, los nombres de los adjuntos y quién la aprobó. Los adjuntos se descargan de tu buzón al enviar y no se guardan en PortOps.
  • De cada borrador que dejamos en tu buzón guardamos solo sus identificadores en Gmail y si sigue en Borradores: ni el texto, ni el asunto, ni direcciones.
  • Las autorizaciones que da Google (los «tokens de renovación»), cifradas en el almacén de secretos de la base de datos, nunca en una tabla ni en el código. El permiso temporal que se obtiene con ellas vive solo en la memoria del servidor.
  • Las conexiones con Google, con la base de datos y con el panel van cifradas.
  • Las copias de seguridad, cifradas, en nuestro servidor y en un almacenamiento de la Unión Europea.

Cuánto tiempo los guardamos

  • Mientras tu empresa tenga contratado el servicio.
  • Si tu empresa nos pide que borremos los correos de un buzón, o todo lo suyo, lo borramos en un plazo máximo de treinta días.
  • Cuando termina el contrato, borramos los datos de tu empresa en un plazo máximo de treinta días, salvo lo que la ley nos obligue a conservar.
  • Lo borrado desaparece también de las copias de seguridad cuando estas caducan: como mucho, cuatrocientos días después.
  • Las respuestas enviadas y los borradores que ya están en tu buzón son de tu empresa: PortOps no los borra.

Cómo desconectar el buzón y borrar tus datos

Desde el panel: el administrador de tu empresa pulsa «Desconectar» en la tarjeta del buzón y lo confirma. En ese momento dejamos de leerlo, de enviar desde él y de dejar borradores, la autorización guardada deja de servir y pedimos a Google que la revoque. El panel dice si Google lo ha confirmado.

Desde tu cuenta de Google: en «Aplicaciones y servicios de terceros» (myaccount.google.com), elige PortOps Smart y quita el acceso. Desde ese momento no podemos leer el buzón, ni enviar desde él, ni dejar borradores.

Desconectar no borra por sí solo los correos que ya habíamos leído. Para borrarlos, escríbenos a la dirección de privacidad del principio de esta página y lo hacemos en el plazo del apartado anterior.

Uso Limitado de los datos de Google

PortOps Smart's use of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Declaración que pide Google, en inglés y tal cual.

The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

La misma declaración, para los permisos de Google Workspace, también tal cual.

En castellano: el uso que hace PortOps Smart de la información recibida de las API de Google se ajustará a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado; y el uso de la información recibida a través de los permisos de Google Workspace se ajustará a la Política de datos de usuario de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado.

En la práctica, eso significa que:

  • solo usamos esos datos para prestar o mejorar las funciones que tu empresa ve en la aplicación;
  • no los transferimos a nadie, salvo para prestar esas funciones, por seguridad, por obligación legal o, con el consentimiento previo y expreso de tu empresa, en una venta o fusión de PortOps;
  • ninguna persona los lee, salvo en los casos del apartado «Quién puede ver tus correos»;
  • no los usamos ni los transferimos para publicidad, ni para valorar la solvencia o conceder créditos;
  • no los usamos ni los transferimos para crear, entrenar ni mejorar modelos de IA o de aprendizaje automático;
  • y lo mismo obliga a nuestros proveedores y a cualquiera que trabaje para PortOps.

Tus derechos

Como los datos de los correos son de tu empresa, las solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación o portabilidad se dirigen a ella, y PortOps la ayuda a atenderlas. También puedes escribirnos a la dirección de privacidad del principio de esta página, o reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

Cambios en esta política

Si cambiamos la forma en que usamos los datos de Google, actualizaremos esta página y pediremos de nuevo el consentimiento antes de usarlos de la forma nueva. Última actualización: 22 de octubre de 2026.

PortOps Smart application privacy policy (English version)

This policy covers the PortOps Smart application: the panel (panel.portops.es) and the services that read the email of the mailboxes your company connects, send approved replies from them or leave drafts in them, including Gmail and Google Workspace mailboxes. Browsing portops.es has its own website privacy policy, in Spanish. This English version is provided for convenience; if the two versions differ, the Spanish one prevails.

Who is who

When your company uses PortOps Smart with its email, your company is the controller of the personal data in its email. PortOps processes that data on your company's behalf, as a processor, following its instructions and the data processing agreement it signs with your company.

PortOps is Raul Gimenez Becares, tax ID 49326816G, with its address at Carrer de Mexic n30 08004 Barcelona. For any privacy matter about the application, write to hola@portops.es.

Which Google permissions we request and what we do with each

If your company connects a Gmail or Google Workspace mailbox, PortOps may request up to three Google permissions. Each one is requested separately, on its own Google screen, only your company's PortOps administrator can grant it, and only when your company switches on the feature that needs it:

  • Read (gmail.readonly, "View your email messages and settings"), when the mailbox is connected: to read incoming email.
  • Send (gmail.send, "Send email on your behalf"), only if your company switches on replying from its mailbox: to send from that mailbox, in the conversation, the replies a person at your company has approved, with the conversation attachments that person chooses.
  • Drafts (gmail.compose, "Manage drafts and send emails"), only if your company switches on leaving replies as drafts: to create in that mailbox, in the conversation, a draft with the prepared reply, which a person at your company reviews and sends, or not, from Gmail. Although Google's label for this permission mentions sending, PortOps never sends through it: it creates the draft and afterwards only checks whether it is still in Drafts.

With none of the three do we modify, move, label or delete the emails already in your mailbox. The only things PortOps adds to your mailbox are the sent replies and the drafts described above.

When the mailbox is connected, we ask Gmail for its address, so we know which mailbox it is. From then on we read the emails that arrive in that mailbox from the moment your company first connected it, never earlier ones. If the connection is interrupted and then restored, we also catch up on what arrived during the interruption, within a limit of a few days.

We do not read sent mail, drafts, chats, spam or trash. To send with attachments, or to check whether a draft is still there, we only look at the conversation of that case.

For each email we read and store the sender, the recipients and copied recipients, the subject, the date, the identifiers that thread the conversation and the message text. For attachments we store the file name, type and size. If attachment reading is switched on, we also read the text of attached PDF files and store that text, not the file; scanned PDFs go through text recognition that runs on our own server.

What we use it for

Only for the features your company sees in the panel:

  • recognising what kind of request each email is;
  • extracting the operational data in the email: booking, vessel, ports, dates;
  • preparing a draft reply from your company's catalogue of texts, which a person at your company reviews and approves;
  • if your company switches it on, sending the approved reply from its mailbox, or leaving it there as a draft;
  • showing in the panel the status of the mailbox and how far it has been read.

Nothing is sent without the approval of a person at your company, and nothing goes out to your customers until your company opens sending: during the shadow month nothing goes out.

AI models: what we do and what we don't

We do not use data received from Google to develop, train or improve AI or machine learning models: neither ours nor third parties', neither generalised models nor models tailored to your company. Replies to emails, and the drafts we leave in your mailbox, are not written by any model: they come from your company's catalogue of texts.

A third-party language model is only involved if your company switches it on, and it comes switched off. When it is on, the emails our rules cannot recognise are sent, trimmed (the subject, the beginning of the text and only the sender's domain; never attachments), to Anthropic's API, which suggests what kind of request it is among your company's processes. That suggestion does not change the case by itself. With the same switch, what your company reports in a support incident, and the system data attached to it, may also go through that model to analyse it.

Anthropic processes that data in the United States, outside the European Economic Area. Its commercial terms prohibit it from training models on what we send, and it keeps what it receives under those same terms.

Who can see your email

The people at your company who have access to the panel. Each company only sees its own data: the database separates data by company.

People at PortOps do not read your email as a matter of routine. Only in these cases:

  • Support: when your company opens a support incident, an authorised person at PortOps may look at the emails of the cases that incident refers to, only as far as needed to resolve it. By opening it, your company asks us to; the incident is recorded in the panel, with who opened it, when and about what, and our reply tells you what we looked at.
  • Security: when it is necessary to investigate a bug or abuse.
  • Law: when the law requires it.

To operate and improve the service we may use aggregated and anonymised data, such as counts, without the content of any email. Technical access to the database is limited to the people who administer the platform, and they use it only in the cases above.

Who we share it with

We do not sell your email data or Google data, we do not transfer it to third parties, we do not use it for advertising of any kind and we do not use it to assess creditworthiness or for lending.

It is processed only by these providers, to deliver the service and on PortOps' behalf:

  • our database provider, which stores it in the European Union, in Ireland;
  • the provider of the server the application runs on, in Spain;
  • our backup provider, which stores encrypted backups in the European Union;
  • Anthropic, only if your company switches on the step described under AI models.

Replies sent from your mailbox go to whoever your company is answering, which is what a person at your company approves. Beyond that, we would only disclose the data for security purposes, if the law required it or, if PortOps were sold or merged with another company, with your company's prior and explicit consent.

Where and how it is stored

  • The content of the emails, and what we extract from them, in our database, in the European Union.
  • For each reply sent from your mailbox we keep, as a record, the text, who it went to, the subject, the attachment names and who approved it. Attachments are downloaded from your mailbox when sending and are not stored by PortOps.
  • For each draft we leave in your mailbox we keep only its identifiers in Gmail and whether it is still in Drafts: not the text, not the subject, no addresses.
  • The authorisations Google grants (the "refresh tokens"), encrypted in the database's secret store, never in a table or in the code. The short-lived access obtained with them lives only in the server's memory.
  • Connections to Google, to the database and to the panel are encrypted.
  • Backups, encrypted, on our server and in storage in the European Union.

How long we keep it

  • For as long as your company has the service.
  • If your company asks us to delete the email of a mailbox, or all of its data, we delete it within thirty days at most.
  • When the contract ends, we delete your company's data within thirty days at most, except what the law requires us to keep.
  • Deleted data also disappears from backups when they expire: four hundred days later at most.
  • Sent replies and drafts already in your mailbox belong to your company: PortOps does not delete them.

How to disconnect the mailbox and delete your data

From the panel: your company's administrator clicks "Disconnect" on the mailbox card and confirms. At that moment we stop reading it, sending from it and leaving drafts in it, the stored authorisation stops working and we ask Google to revoke it. The panel shows whether Google confirmed it.

From your Google Account: under "Third-party apps & services" (myaccount.google.com), choose PortOps Smart and remove its access. From then on we cannot read the mailbox, send from it or leave drafts in it.

Disconnecting does not by itself delete the emails we had already read. To delete them, write to the privacy address at the top of this policy and we will do it within the period in the previous section.

Limited Use of Google data

PortOps Smart's use of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

The disclosure Google asks for, word for word.

The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

The same disclosure for Google Workspace scopes, also word for word.

In practice this means that:

  • we only use that data to provide or improve the features your company sees in the application;
  • we do not transfer it to anyone, except to provide those features, for security purposes, to comply with the law or, with your company's prior and explicit consent, as part of a sale or merger of PortOps;
  • no person reads it, except in the cases listed under "Who can see your email";
  • we do not use or transfer it for advertising, or to assess creditworthiness or for lending;
  • we do not use or transfer it to develop, train or improve AI or machine learning models;
  • and the same binds our providers and anyone who works for PortOps.

Your rights

Because the email data belongs to your company, requests for access, rectification, erasure, objection, restriction or portability go to your company, and PortOps helps it handle them. You can also write to the privacy address at the top of this policy, or complain to the Spanish Data Protection Agency (aepd.es).

Changes to this policy

If we change how we use Google data, we will update this page and ask for consent again before using the data in the new way. Last updated: 22 October 2026.

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